Votre vrai concurrent, c'est Excel et un groupe WhatsApp.
Presque tous les établissements que nous voyons pilotent la maintenance avec un tableur, un groupe WhatsApp et la mémoire de quelqu'un. Cela tient jusqu'au départ de cette personne, à l'arrivée de l'auditeur, ou au jour où deux sites ont besoin de la même réponse. Voici ce qu'implique le passage.
Ce que coûte vraiment l'organisation actuelle
L'historique s'en va
Quand le technicien qui connaissait la chaudière part, l'historique de la chaudière part avec lui. Rien dans un fil de discussion ne survit à une passation.
Personne ne peut répondre à l'auditeur
Les enregistrements d'inspection vivent entre un disque partagé, une galerie photo et trois carnets. Les rassembler prend des jours que vous n'avez pas.
Rien n'est imputable
Un tableur ne dit pas quel actif a consommé quelle pièce, ni qui l'a validée. La consommation devient un total mensuel que personne ne peut interroger.
Cela ne survit pas au deuxième site
Un établissement sur tableur, cela tient. Deux établissements, ce sont deux tableurs qui se contredisent, et aucune vue portefeuille.
Comment se passe le passage
Exportez l'existant
Actifs, chambres, contrats, relevés et occupation. Ce qui est dans Excel aujourd'hui est le point de départ, pas un obstacle.
Importez avec les modèles
Modèles CSV et XLSX pour actifs, contrats, relevés et occupation, plus un importateur de classeurs historiques pour les années déjà consignées. La suppression en masse existe pour quand la première passe mérite un second essai.
Cartographiez le parc
Posez la hiérarchie des actifs, marquez la criticité, déclarez l'arborescence de compteurs. C'est la partie qui demande de la réflexion, et c'est celle que le tableur n'a jamais eue.
Bâtissez le plan
Des plans de maintenance par actif, avec points de contrôle et pièces requises. Le planificateur nocturne prend le relais.
Mettez-le entre leurs mains
Les techniciens scannent un QR et signalent depuis le téléphone. Sans store, sans installation, hors ligne. Le groupe WhatsApp cesse d'être le registre officiel.
Ce que vous gardez
- Des années de relevés, importées plutôt que ressaisies
- Vos contrats et garanties existants avec leurs documents joints
- Vos propres nomenclatures et catégories d'actifs
- Le tableur lui-même, exportable à tout moment : rien n'est une porte à sens unique